Temelde ERP, muhasebe, üretim, tedarik zinciri yönetimi, satış, pazarlama ve insan kaynakları (İK) dahil olmak üzere departmanlardan girdi toplayan merkezi bir veri tabanından yararlanarak iş süreçlerini otomatikleştiren ve öngörüler ve iç kontroller sağlayan bir uygulamadır.

Her işletme, çeşitli sorumluluklara sahip çok sayıda paydaş gerektiren işleri tamamlamalıdır. Ancak süreçleri yürütmek ve önemli kararlar almak için gereken bilgiler bağlantısız sistemlere yayıldığında bu bir mücadeledir. Veriler ister temel işletme yönetimi yazılımında ister elektronik tablolarda tutulsun, çalışanlar ihtiyaç duyduklarını bulmakta zorlanırlar ve bunlara tamamen erişimleri olmayabilir. Örneğin, muhasebe ve FP&A ekiplerinin her biri, gider takibi için farklı rakamlara sahip farklı elektronik tablolara sahip olabilir.

Bu farklı veri kaynakları, herkesi aynı sayfada tutmayı çok zorlaştırıyor ve özellikle bir kuruluş büyüdükçe işbirliğini ve verimliliği engelliyor. Personel, kendileriyle ilgili işin tüm yönleriyle ilgili güncel bilgileri arayacak tek bir yer olmadığı için belgeleri aramakla ve potansiyel olarak işi tekrarlamakla zaman kaybeder. Bu aynı zamanda işinizi etkileyen gelişmelerin tam neden ve sonucunu görmeyi de zorlaştırır.

Bir ERP sistemi, yöneticilere ve çalışanlara departmanlar arası görünürlük sağlamak için bilgileri merkezi bir veritabanında derleyerek bu sorunu çözer. Ayrıca, çelişen veri kaynaklarıyla gelen sorunları ortadan kaldırır ve çeşitli senaryoları analiz etme, süreç iyileştirmelerini keşfetme ve önemli verimlilik kazanımları elde etme konusunda onlara güç verir. Bu, insanlar gerekli verileri araştırmak için daha az zaman harcadıkları için maliyet tasarrufu ve daha iyi üretkenlik anlamına gelir.

Bireysel bir işletmenin ihtiyaçlarını karşılamak üzere uyarlanmış ERP yazılımı, bu sistemleri farklı sektörlerden ve her ölçekten şirket için kritik bir araç haline getirerek büyük kazançlar sağlar. Dünyanın en tanınmış ve en başarılı firmalarının çoğu, son çeyrek asırdır ERP'ye yaslandı. Artık bu yazılım, tüm büyüklükteki işletmelerin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde yapılandırılabilir ve fiyatlandırılabilir.

Basitçe ifade etmek gerekirse, bir ERP sistemi, bir kuruluş genelinde insanları, temel iş süreçlerini ve teknolojiyi birleştirmeye yardımcı olur.

1990 yılında araştırma şirketi Gartner tarafından icat edilen bir takma ad olan kurumsal kaynak planlaması kafa karıştırıcı bir kavram olabilir çünkü ERP bağımsız bir uygulama değildir. ERP bir iş yazılımı kategorisi olsa da, ERP sistemleri her biri belirli bir iş gereksinimini karşılayan çeşitli modüller içerir. Örneğin, ürün tabanlı şirketlerde genellikle muhasebe, envanter ve sipariş yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) ve eğer ürün üretir veya monte ederlerse imalat için modüller bulunur. Hizmet işletmeleri muhasebe, proje yönetimi, profesyonel hizmet otomasyonu ve CRM için modüllere yönelebilir.

Her modül, bir ERP sisteminin önemli bir bileşeni olan merkezi veri tabanından bilgi çeker ve bilgiyi bu veri tabanına iter. Bu ortak veri havuzu, tüm departmanlara görünürlük sağlar ve böylece liderlerin farklı alanların iş performansını değerlendirip karşılaştırmasına ve kararların tam etkisini anlamasına olanak tanır. Ayrıca süreç otomasyonu, iyileştirilmiş dahili kontroller ve daha akıllı iş zekası gibi diğer ERP avantajlarını da destekler.

Bir ERP sistemi oluşturmak için iki temel yaklaşım vardır. Birincisi, farklı satıcılardan muhasebe, satış, envanter ve üretim gibi bu temel iş işlevlerinin her birini gerçekleştirebilecek yazılım satın almaktır. Bu çözümler daha sonra merkezi bir veri tabanı (ERP) ile entegre edilir. İkincisi, ihtiyacınız olan tüm modülleri ERP satıcısından satın almak ve uygulamalar zaten birlikte çalışacak şekilde tasarlandığından entegrasyonlardan kaçınmaktır.

İhtiyacınız olan ERP modüllerinin çoğunu veya tamamını tek bir satıcıdan almak, basitliği sayesinde işletmelerin büyük çoğunluğu için en iyi seçenektir. Bu farklı sistemleri entegre etmek genellikle karmaşıktır ve oldukça büyük bir BT personeli veya bir BT hizmetleri ortağı gerektirir, bu nedenle çoğu küçük ve orta ölçekli kuruluş için mantıklı değildir. Bu entegrasyonlar kurulduktan sonra sürekli bakım gerektirirler.

Öte yandan birleşik bir platform, modüller arasında yerel entegrasyonlar ve kullanıcılar modüller arasında hareket ettikçe ortak bir kullanıcı arabirimi sunar. Bu, daha kolay bir ERP uygulaması sağlar. Karar vericilere şirketin kapsamlı bir görünümünü vermek için bilgi modüller arasında kolayca akar.

ERP İşletmeler İçin Neden Önemli?

ERP sistemleri, kaynakları akıllıca kullanmak isteyen işletmeler için vazgeçilmez hale geldi. Liderlerin, insan ve finansal sermayeyi yeniden tahsis etmelerine veya kalite veya performanstan ödün vermeden tasarruf sağlayan daha verimli temel iş süreçleri oluşturmalarına yardımcı olabilirler.

Bir ERP, planlama ve koordinasyon söz konusu olduğunda da bir varlıktır. Çalışanlar mevcut mevcut envanteri ve müşteri siparişlerini ayrıntılı olarak görebilir, ardından tedarikçi satın alma siparişlerini ve tahmini gelecekteki talebi karşılaştırabilir. Gerekirse, sorunları gidermek için ayarlamalar yapabilirler. ERP yazılımı iletişimi ve işbirliğini de geliştirir çünkü çalışanlar kendi kararlarını yönlendirmek için diğer departmanların durumunu kontrol edebilir.

Kapsamlı bir veri kaynağı olarak bir ERP sistemi, işletme için fark yaratabilecek bir dizi rapor ve analitik de sağlar. Geniş bir bilgi hazinesini, eğilimleri açıkça gösteren ve olası sonuçları modellemeye yardımcı olan tablolara ve grafiklere dönüştürmek, yöneticilerin paha biçilmez bulduğu bir ERP yeteneğidir.