ERP sistemleri, genellikle ortak bir veritabanı üzerinde tek ve tanımlı veri yapısı (şema) kullanacak şekilde tasarlanır. Bu da kurum genelinde kullanılan bilgilerin normalleştirilmesine, genel tanımlara ve kullanıcı deneyimlerine dayalı hale getirilmesine yardımcı olur. Bu temel yapılar daha sonra işletme departmanlarındaki (örneğin finans, insan kaynakları, mühendislik, pazarlama, operasyon) iş akışlarının getirdiği iş süreçleriyle birbirine bağlanır, sistemler ve bunları kullanan insanlar arasında bağlantı sağlar. Kısaca söylemek gerekirse ERP, modern bir şirkette insanları, süreçleri ve teknolojileri entegre etmeye yarar.

Örneğin: Birden fazla tedarikçiden parça ve bileşen satın alarak otomobil üreten bir şirketi düşünün. Bu malların istenmesi ve satın alınması, ayrıca satın almadan ödemeye kadarki sürecin tamamındaki her bir bileşenin, entegre kurumsal iş akışlarına, iş süreçlerine, raporlara ve analitiklere bağlı düzgün biçimlendirilmiş ve temiz veriler kullanmasını sağlamak için bir ERP sistemi kullanabilir. ERP bu otomotiv üretim şirketine uygun şekilde konuşlandırıldığında, örneğin “ön fren balataları“ bileşeni; parça adı, ebat, malzeme, kaynak, lot numarası, tedarikçi parça numarası, seri numarası, maliyet ve teknik bilgilerin yanı sıra diğer açıklayıcı ve veri odaklı unsurlarla düzgün biçimde tanımlanır. Veriler her modern şirketin can damarı olduğundan ERP, rollerini ve sorumluluklarını en iyi şekilde yerine getirmeleri için bu bilgilere ihtiyaç duyan her bireyin ve sistemin bu bilgileri toplamasını, organize etmesini, analiz etmesini ve dağıtmasını kolaylaştırır.

ERP bu veri alanlarının ve niteliklerinin şirketin genel kayıtlarında doğru hesapla yer almasını, böylece tüm maliyetlerin uygun şekilde izlenmesini ve temsil edilmesini sağlar. Ön fren balatalarına bir yazılım sisteminde (veya belki bir dizi elektronik tabloda) “ön frenler”, bir diğerinde “fren balataları” ve başka bir yerde “ön balatalar” denilirse, otomotiv üretim şirketinin ön fren balatalarına yılda ne kadar harcandığını, tedarikçileri değiştirmesi veya daha iyi fiyat için pazarlık yapması gerekip gerekmediğini anlaması zor olacaktır.

Geniş dağıtım için merkezi veri toplama, temel ERP prensiplerinden birini oluşturur. ERP sistemleri birbiriyle bağlantılı olmayan elektronik tablolardan oluşan dipsiz bir envanterle birden fazla ayrı veritabanı kullanmak yerine, CEO’dan borç hesapları görevlilerine kadar tüm kullanıcıların veri oluşturmasını, depolamasını ve ortak süreçlerle türetilen aynı verileri kullanabilmesini sağlamak üzere karmaşıklığa çeki düzen verir. Güvenli ve merkezi hale getirilmiş bir veri havuzu sayesinde kuruluştaki herkes verilerin doğru, güncel ve eksiksiz olduğundan emin olabilir. Hataya açık elektronik tabloları kullanmadan, üç aylık bilançolardan ödenmemiş alacaklar raporlarına kadar, kuruluş genelinde gerçekleştirilen her görev için veri bütünlüğü sağlanır.