ERP-Systeme sind im Allgemeinen so konzipiert, dass sie eine einzelne, definierte Datenstruktur (Schema) auf einer gemeinsamen Datenbank verwenden. Dies trägt dazu bei, die im gesamten Unternehmen verwendeten Informationen zu normalisieren, basierend auf gemeinsamen Definitionen und Benutzererfahrungen. Diese Kernstrukturen werden dann durch Geschäftsprozesse verbunden, die durch Arbeitsabläufe in den Fachabteilungen (z. B. Finanzen, Personalwesen, Technik, Marketing, Betrieb) hervorgerufen werden, die Systeme und die Personen, die sie verwenden, verbinden. Kurz gesagt, ERP dient der Integration von Menschen, Prozessen und Technologien in einem modernen Unternehmen.

Beispiel: Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das Autos herstellt, indem es Teile und Komponenten von mehreren Lieferanten kauft. Das Anfordern und Kaufen dieser Waren kann auch ein ERP-System verwenden, um sicherzustellen, dass jede einzelne Komponente des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses ordnungsgemäß formatierte und saubere Daten verwendet, die mit integrierten Unternehmensworkflows, Geschäftsprozessen, Berichten und Analysen verknüpft sind. Wenn ERP in diesem Automobilhersteller ordnungsgemäß bereitgestellt wird, wird beispielsweise die Komponente „Vordere Bremsbeläge“; Teilename, Größe, Material, Quelle, Chargennummer, Teilenummer des Lieferanten, Seriennummer, Kosten und technische Informationen sowie andere beschreibende und datengesteuerte Elemente. Da Daten das Lebenselixier eines jeden modernen Unternehmens sind, macht ERP es allen Personen und Systemen, die diese Informationen benötigen, leicht, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten optimal zu erfüllen, um diese Informationen zu sammeln, zu organisieren, zu analysieren und zu verteilen.

ERP stellt sicher, dass diese Datenfelder und Attribute in den allgemeinen Aufzeichnungen des Unternehmens mit dem richtigen Konto enthalten sind, sodass alle Kosten ordnungsgemäß nachverfolgt und dargestellt werden. Wenn vordere Bremsbeläge in einem Softwaresystem (oder vielleicht in einer Reihe von Tabellenkalkulationen) als „vordere Bremsen“, in einem anderen als „Bremsbeläge“ und an anderer Stelle als „vordere Bremsbeläge“ bezeichnet werden, muss das Automobilunternehmen wissen, wie viel ausgegeben wird an vorderen Bremsbelägen pro Jahr, wechseln Sie den Lieferanten oder wechseln Sie den Lieferanten. Es wird ihm schwer fallen zu verstehen, ob er um einen guten Preis verhandeln soll.

Die zentralisierte Datenerfassung für eine breite Verteilung bildet eines der Kernprinzipien von ERP. Anstatt mehrere separate Datenbanken mit einem endlosen Bestand an nicht verbundenen Tabellenkalkulationen zu verwenden, sorgen ERP-Systeme für mehr Komplexität, sodass alle Benutzer, vom CEO bis zur Kreditorenbuchhaltung, dieselben Daten erstellen, speichern und verwenden können, die aus gemeinsamen Prozessen stammen. Mit einem sicheren und zentralisierten Datenspeicher kann sich jeder im Unternehmen darauf verlassen, dass die Daten korrekt, aktuell und vollständig sind. Ohne fehleranfällige Tabellenkalkulationen wird die Datenintegrität für jede Aufgabe im gesamten Unternehmen sichergestellt, von Quartalsbilanzen bis hin zu Berichten über ausstehende Forderungen.